Funktionen für den SaaS-Einkauf: Anfragen, Angebote und Freigaben
Scout SaaS ist Software für den SaaS-Einkauf für Teams, die ihre Angebote selbst einholen und einen klaren Freigabeprozess brauchen. Jeder Abschnitt unten sagt, was eine Funktion tut, welche Daten sie speichert und wie sie in der Praxis aussieht. Die App-Oberfläche ist auf Englisch, deshalb nennen wir Begriffe wie Settings, Owner oder Reviewer im Original.
Software-Anfragen erfassen
Jeder Kauf beginnt als Anfrage mit einer schriftlichen Begründung. Der Vorgang durchläuft die Stufen Intake, Sourcing, Review, Approved, Purchased oder Declined (so heißen sie in der englischen App), damit jeder sieht, wo er steht. Nichts hängt mehr in einem Chat-Verlauf.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Name der Anfrage, Begründung, anfragende Person, Lizenzen, Budget, Entscheidungstermin, Stufe und Notizen.
Beispiel: Das Marketing braucht ein E-Signatur-Tool für 25 Lizenzen mit einem Budget von 6.000 US-Dollar und einem Entscheidungstermin Ende des Monats.
Anbietervorschläge aus dem Katalog
Wähle eine Kategorie, und Scout SaaS listet Anbieter aus seinem Software-Verzeichnis auf. Bevor du jemanden um ein Angebot bittest, siehst du Logos, veröffentlichte Preise und Sicherheitsangaben wie SAML SSO, SCIM und Audit-Logs. Übernimmst du einen Anbieter als Angebot, wird sein Name in die Anfrage kopiert.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Ein Verweis auf den Verzeichniseintrag für jedes Angebot. Veröffentlichte Preise und Sicherheitsangaben dienen als Orientierung und gelten nicht als Angebot des Anbieters.
Beispiel: Für eine Anfrage in der Kategorie E-Signatur übernimmst du zwei Anbieter aus der Liste und prüfst, welche davon SAML SSO anbieten.
Vergleichbare Anbieterangebote
Trag jedes Angebot, das du bekommst, mit laufenden Kosten, Einrichtungsgebühr und Vertragslaufzeit ein. Scout SaaS stellt sie auf derselben Grundlage nebeneinander, sodass sich ein Monats- und ein Jahresangebot fair vergleichen lassen. Du wählst ein Angebot aus, und die Budgetprüfung läuft gegen diese Auswahl.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Pro Angebot: Anbieter, Jahreskosten, Einrichtungsgebühr, Vertragslaufzeit, die Markierung als ausgewähltes Angebot und der Link zum Verzeichniseintrag.
Beispiel: Angebot B kostet 4.800 US-Dollar im Jahr plus 500 US-Dollar Einrichtungsgebühr bei 12 Monaten Laufzeit. Angebot C ist pro Monat günstiger, bindet dich aber 24 Monate. Der Vergleich zeigt beide Gesamtsummen.
Security-, Rechts- und Budgetprüfung
Eine Anfrage kann erst auf Approved oder Purchased gesetzt werden, wenn die Prüfungen zu Security, Recht und Budget dokumentiert sind. Jede Prüfung speichert, wer sie wann gemacht hat. Ändert sich das ausgewählte Angebot danach, werden die betroffenen Prüfungen zurückgesetzt, damit eine alte Freigabe nie einen neuen Preis abdeckt.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Pro Prüfung: die prüfende Person, der Zeitpunkt, eine kurze Notiz und ein Fingerabdruck des ausgewählten Angebots, auf das sich die Prüfung bezieht.
Beispiel: Die Security-Verantwortliche hakt die Prüfung für Angebot B ab. Später wird Angebot C eingesetzt, und die Security-Prüfung steht wieder auf „Pending“.
Klare Verantwortung im Team
Lade Kolleginnen und Kollegen als Owner, Admin, Member, Reviewer oder Viewer ein. Members bearbeiten Anfragen und Angebote, Reviewer dokumentieren Prüfungen und schließen Entscheidungen ab. Der Server setzt diese Rollen bei jeder Anfrage durch, auch wenn ein Bedienelement im Browser umgangen wird.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Mitglieder mit E-Mail-Adresse und Rolle sowie Einladungen, die nach sieben Tagen ablaufen.
Beispiel: Die anfragende Person kann den Bedarf bearbeiten, aber nur die Security-Verantwortliche darf die Security-Prüfung als bestanden markieren.
Vertragsunterlagen im Kontext
Hänge Bestellformulare, Security-Fragebögen und E-Mails an die Anfrage, zu der sie gehören. Kommentare und Benachrichtigungen bleiben am selben Vorgang, und archivierte Anfragen lassen sich später mit allem Inhalt wiederherstellen.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Hochgeladene Dateien bis je 10 MB, Kommentare, Benachrichtigungen in der App und der Aktivitätsverlauf der Anfrage.
Beispiel: Lade den Security-Fragebogen des Anbieters zur Anfrage hoch und kommentiere, welche Antworten noch nachgefasst werden müssen.
Exportierbare Daten und MCP
Lade deine Anfragen und Angebote als CSV oder als JSON-Backup herunter. Für KI-Assistenten, die MCP unterstützen, kannst du einen schreibgeschützten Schlüssel für einen Workspace anlegen, mit Ablaufdatum, und ihn jederzeit widerrufen.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Exportdateien werden auf Anfrage erzeugt. MCP-Schlüssel werden als Hash gespeichert, zusammen mit Ablaufdatum und Zeitpunkt der letzten Nutzung.
Beispiel: Lege einen Schlüssel an, der 30 Tage gilt, und frag deinen Assistenten, welche Anfragen auf eine Security-Prüfung warten.
Das solltest du vor dem Abo wissen
Dein Team holt die Anbieterangebote ein und prüft sie. Scout SaaS schlägt Anbieter vor und zeigt ihre veröffentlichten Preise und Sicherheitsangaben aus dem Scout-SaaS-Software-Verzeichnis als Orientierung; es verhandelt nicht mit Lieferanten, kauft keine Software und ersetzt nicht die Angebote, die du einholst. E-Mail-Erinnerungen setzen einen eingerichteten E-Mail-Anbieter voraus. MCP liest freigegebene Datensätze und ändert nicht stillschweigend Verträge. Das Software-Verzeichnis gibt es nur auf Englisch.